Un dispositif de pointage en restauration.. Et pourquoi pas !

Sommaire : 

#1 Les différentes pointeuses

#2 La meilleure solution de pointage

#3 Où mettre la pointeuse ?

#4 Que dit le RGPD dans tout ça ?

#5 Et si on veux aller plus loin… Quid de la biométrie ?

 

Vous n’êtes pas très branché nouvelles technologies, mais tout de même sensible à l’air du temps… Du coup, vous vous demandez si vous devez installer une pointeuse (ou émargeuse) pour vos salariés, et, si oui, quelles sont les éventuelles démarches à effectuer… On vous donne toutes les bonnes raisons de sauter le pas.

D’abord…

Il n’existe pas de texte conventionnel ni de loi qui impose aux entreprises, y compris celles du secteur de la restauration, d’installer une pointeuse. Elles ont seulement l’obligation de décompter le temps de travail.

Et donc de tenir des relevés individuels d’horaires, que les salariés doivent signer toutes les semaines, et les annexer chaque mois au bulletin de salaire pour une parfaite information.

 

#1 Alors pourquoi sauter le pas ? Quels sont les avantages d’une pointeuse ?

 

Des pointeuses, il y en a de plusieurs types. Voici un aperçu de ce qu’on trouve sur le marché :

 

1. La pointeuse mécanique, ou horodateur

 

C’est assez basique, comme système. Le salarié insère une fiche cartonnée qui enregistre les horaires d’arrivée et de départ.
Bon, disons que si vous étiez en quête de nouveauté technologique, c’est raté : la première pointeuse de ce type date du 19è… En plus il faut gérer toutes les fiches manuellement. Gnark gnark. Vous avez mieux à faire, non ?

2. La pointeuse numérique

 

Avantage, les données sont enregistrées, et le traitement des données peut être plus complexe, car l’engin est relié à un logiciel de gestion du temps. Inconvénient, c’est pas très design, comme objet, et il faut l’acheter.

 

3. La badgeuse

 

Pour faire simple, c’est une pointeuse numérique dont on aurait remplacé la carte de pointage par un badge, soit un support format porte-clés ou une carte en plastique rigide, que le salarié a toujours sur lui. Le traitement des données est donc automatisé, mais il est très facile de pointer à la place de quelqu’un d’autre, de perdre ou d’oublier son badge…

Donc le système est moyen-moyen pour ce qui est de la fraude et de la transmission des données.. En plus, on peut perdre facilement les badges. Certaines badgeuses proposent également un pointage avec code pin. Et là, idem, c’est la porte ouverte au système D…. N’importe qui peut entrer un code pin pour quelqu’un d’autre. Et aussi… il faut l’acheter.

 

4. La pointeuse par téléphone

 

En appelant un serveur vocal. Le risque, c’est que le salarié passe le coup de fil depuis sa voiture, le métro… et non quand il est sur le point de franchir le seuil de chez vous.

Bon, vu comme ça, ces appareils ne sont pas vraiment la panacée. Alors, quelle solution adopter quand on est technophile, mais pas trop ?

 

#2 La meilleure solution de pointage : la pointeuse connectée sur tablette

 

La tablette, avec signature numérique, et, pourquoi pas, prise de photo, est une bonne alternative. Attention, on ne vous parle pas de biométrie, juste d’un cliché pour identifier la personne qui pointe.

 

Quels sont les avantages de cette pointeuse sur tablette ?

 

La meilleure pointeuse pour la restauration

 

1/ Grâce à la signature numérique, vous n’avez plus à courir après les feuilles de présence ! Ouf.

2 / L’identification par photo présente deux avantages :

  • Vous êtes certain de l’identité des personnes qui entrent dans votre restaurant / hôtel / café ;
  • Vous pouvez vérifier la tenue de vos collaborateurs, et dans le secteur HCR c’est important !

3/ C’est une pointeuse, quand même… Donc les horaires sont décomptés avec précision. On sait qui arrive et qui repart, et quand, à la minute près. De quoi mettre tout le monde d’accord, surtout pour le calcul des heures supplémentaires. Et calmer ceux qui arrivent toujours à la bourre : plus aucun retard ne vous échappera dans votre établissement.

4/ Les données relatives au temps de travail (temps de présence, absences, heures
supp., congés, maladie….) sont exportables, ce qui facilite l’établissement des bulletins de paie. Vous gagnez du temps, votre comptable aussi.

Du planning à la paie, Snapshift simplifie le quotidien de 1550 restaurateurs ! 

Ça y est, vous voilà convaincu. Et maintenant ?

 

Commencez par vous procurer une tablette, évidemment. Et vous abonner aussi à une solution de gestion digitale des RH comme Snapshift, qui propose l’application SnapPad, sa pointeuse connectée ! Facile !

C’est tout ?

 

Non, mais vous y êtes presque. Vous devez, bien évidemment, informer vos salariés. Il n’est pas question d’obtenir leur consentement, juste de les tenir au courant de la nouvelle procédure, de sa date de mise en place et des raisons qui ont motivé votre décision. N’attendez pas le dernier moment, prévenez-les une bonne dizaine de jours à l’avance. C’est un délai raisonnable.

 

#3 Où allez-vous la mettre, cette pointeuse ?

 

C’est à vous de décider où l’installer, cela relève de vos attributions en tant que big boss.

Choisissez un emplacement pratique, l’idée étant de la rendre facilement accessible et qu’elle soit bien visible.

 

#4 Et le règlement général de protection des données (RGPD) dans tout ça ?

 

En votre qualité de responsable du traitement, la CNIL demande de vous conformer aux règles fixées par le RGPD, parmi lesquelles figure le principe de proportionnalité et de minimisation des données collectées et traitées (article 5. 1. c du RGPD).

Traduction : seules les données nécessaires à un but précisément défini doivent être traitées, et les principaux intéressés doivent savoir quelles sont les informations collectées à leur sujet, à qui elles sont destinées, leur durée de conservation, et leurs droits sur ces données, notamment.

Bon à savoir : il est inutile de déclarer votre nouveau joujou à la CNIL, on lui a posé la question !

 

#5 Et si on veut aller plus loin… Quid de la biométrie ?

 

Le sujet de la biométrie est plus épineux, du fait des risques liés au traitement de données permettant l’identification de chaque personne sur la base d’une réalité biologique qui lui est propre, et permanente, notamment via la reconnaissance faciale, digitale et vocale.

Pour cela, la CNIL a publié un règlement type sur la biométrie sur les lieux de travail. En d’autres termes, lisez-le pour connaître vos obligations d’employeur si vous optez pour un dispositif biométrique afin de contrôler les accès aux espaces, aux applications et aux outils de travail.

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