Lorsqu’on embauche un nouveau collaborateur, il y a plusieurs réflexes à avoir… notamment son inscription au registre unique du personnel, ou RUP.

C’est une obligation légale, et ce, quelle que soit la taille de votre structure. Sachez que si vous disposez de plusieurs établissements, il en faut un pour CHACUN.

Qu’est-ce que c’est et à quoi ça sert ?

Le registre du personnel est un fichier qui permet de tenir à jour la liste des salariés d’une entreprise, ainsi que l’ensemble des informations les concernant. C’est une sorte de journal des entrées et des sorties. L’idée est simple : c’est de savoir qui est là, à tout moment, chez vous.

Qui faut-il faire figurer, au juste ?

L’article D1221-23 du code du travail répond à cette question. Voici un petit résumé de qui doit y être inscrit :

  • l’ensemble de vos salariés, en CDI ou CDD, y compris ceux de nationalité étrangère (voir point 5 ci-dessous)
  • les apprentis et jeunes travailleurs titulaires d’un contrat de professionnalisation (voir point 4 ci-dessous)
  • les personnes volontaires en service civique
  • les salariés en intérim (voir point 4 ci-dessous)
  • les travailleurs à domicile
  • les stagiaires – inscrits dans l’ordre d’arrivée dans une partie spécifique du registre, avec mention de la date de début et de fin du
  • Stage, du nom du tuteur et du lieu de présence du stagiaire

A quoi ressemble-t-il ?

Le registre peut être sous format papier, ou sous format numérique à condition d’offrir des garanties de contrôle équivalentes au support papier. C’est le cas de Snapshift, qui vous permet, entre autres fonctionnalités, de tenir à jour votre registre du personnel en ligne en respectant la législation.

Quelles informations doit mentionner le registre unique du personnel ?

1. l’identité du salarié :

  • ses prénom(s) et nom
  • son sexe
  • sa nationalité
  • sa date de naissance

Bon à savoir : il n’est pas obligatoire de faire figurer ses adresse et numéro de sécu.

2. La nature du poste qu’il occupe :

  • la description de l’emploi, et sa qualification

3. Les dates d’entrée et de sortie

4. a.Si le salarié est en CDD, à temps partiel, apprenti ou en contrat de professionnalisation, le mentionner
b. Si le salarié est temporaire, le mentionner (en précisant les coordonnées de l’entreprise de travail temporaire)

5. Pour les travailleurs étrangers : le type et le numéro d’ordre du titre valant autorisation de travail, lorsqu’ils sont assujettis à la possession d’un titre autorisant l’exercice d’une activité salariée (une copie des titres est annexée au registre unique du personnel)

Qui a le droit de le consulter ?

Ce document n’a pas vocation à être à la disposition de l’ensemble de votre personnel.
Aussi, si l’un de vos salariés souhaite y avoir accès, il ne pourra consulter que la ligne où sont mentionnées les informations le concernant.

Cela dit, le RUP doit également être tenu à la disposition :

  • des délégués du personnel, le cas échéant
  • des contrôleurs de l’inspection du travail

Combien de temps faut-il conserver les informations ?

5 ans ! A compter de la date à laquelle le salarié ou le stagiaire a quitté l’établissement.

Qui est dispensé de tenir ce registre ?

  • Les associations ayant recours au chèque emploi associatif
  • Les particuliers employeurs

Quelles sanctions en cas de non respect ?

Si vous n’avez pas de registre unique du personnel, ou bien s’il est erroné ou incomplet, vous risquez une contravention de 750 € (personne physique), appliquée autant de fois qu’il y a de salariés concernés.

Par ailleurs, vous vous exposez à une contravention de 450 € en cas de non-présentation du registre unique du personnel à l’inspection du travail.

Astuce organisation : Si votre RUP n’est pas sur support informatique, vous pouvez en profiter pour y annexer les attestations de visite médicale de chacun de vos salariés. Histoire de tout avoir au même endroit.

Nathalie BALLAND

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