Le casse tête du suivi du bon ratio en restauration

Quand on a son affaire, on veut savoir à tout moment si on gagne ou perd de l’argent afin de faire les ajustements nécessaires. En restauration, la peur de la fin de mois vous vrille les tripes. Lorsque je gérais 5 établissements, chaque mois je passais un temps fou à estimer ma masse salariale le plus précisément possible, et à actualiser mon ratio de masse salariale en fonction des ventes. Je passais un temps fou et c’était rarement exact. Déprimant.

Un jour je prenais un café avec un ami, responsable d’une cinquantaine de sites pour un grand groupe de restauration. Je lui ai fait part de ma frustration de ne pouvoir piloter mes coûts, en particulier RH. J’avais l’impression de conduire une voiture avec seulement un rétroviseur comme instrument de bord !

Quel ratio devez-vous suivre pour votre restaurant

“Olivier, je vais te montrer le reporting hebdomadaire que nous avons pour la chaine”.

Il sort une énorme feuille Excel, imprimée sur une feuille A3, imprimée avec des caractères en taille 8 (des pattes de mouches). Il y avait tout dessus : les ventes, les heures travaillées, les absences, les coûts matières, les loyers, etc. Bref un vrai compte de résultat hebdomadaire.

“Ça ne me sert à rien ! Tu crois que j’ai le temps de regarder et d’analyser tous ces chiffres, de les comprendre et de prendre une décision ? A part le chiffre d’affaires, il y a un seul chiffre qui m’intéresse. C’est le seul que je regarde toutes les semaines et qui peut m’amener à agir avec un manager : le ratio de productivité.

Le ratio de productivité : le meilleur ratio à suivre pour votre restaurant

Ce ratio est enfantin : c’est le chiffre d’affaires divisé par le nombre d’heures travaillées. On peut le calculer à la journée, à la semaine ou au mois. La règle est donc simple :

Ratio restauration = Ratio de productivité

La masse salariale, difficilement applicable à la restauration ?

Le ratio de masse salariale c’est la masse salariale divisée par le chiffre d’affaires. Sur un mois donné, vous avez un chiffre d’affaires de 30.000 euros et 10.000 euros de masse salariale, votre ratio est de 33%.

Cela parait simple comme ça.

Mais dans la pratique, il est quasi impossible de calculer en temps réel sa masse salariale : il faut tenir compte du salaire individuel de chaque salarié, des primes, des charges patronales, des heures supplémentaires, des congés payés, des entrées et des sorties, etc.

Un restaurateur, même un Excel ninja ⚔, a autre chose à faire que passer des heures sur un tableur.

C’est encore plus compliqué si le restaurateur délègue l’élaboration des plannings à ses managers (responsable de salle, chef de cuisine), il sera impossible pour eux d’optimiser les plannings !

Pourtant le planning est à la masse salariale ce que la fiche technique est au coût matière. Alors même si le ratio de masse salariale est un indice clé, notre indicateur préféré dans la restauration, c’est le ratio de productivité.

Comment calcule-t-on le taux de productivité pour les restaurants ?

Calculer son ratio de productivité est très simple, pas besoin d’Excel.

Prenez une semaine d’activité de référence (une semaine avec un chiffre d’affaires et une qualité opérationnelle satisfaisante) et notez vos chiffres d’affaires et heures travaillées. Une simple division vous donne votre ratio de référence.

Comment calculer le ratio de productivité en restauration
Dans cet exemple, on constate une moyenne de 70€/h. Si vous répétez l’exercice sur plusieurs semaines qui se ressemblent vous devriez trouver à peu près le même ratio.

Lorsque vous élaborez vos plannings, fixez votre objectif/prévisionnel de chiffre d’affaires pour chaque jour de la semaine, et planifiez vos équipes pour que chaque jour votre ratio de productivité soit le plus proche possible de votre objectif (70€/h dans cet exemple).

→ Avec Snapshift, vous disposez d’un outil simple et intuitif pour calculer ce ratio, entre autres indicateurs de rentabilité.

Alors que vous ayez un établissement ou plusieurs, que vous soyez indépendant ou franchisé, que vous fassiez de la restauration traditionnelle ou de la restauration rapide, rendez-vous service et utilisez Snapshift. En plus, les 14 premiers jours d’utilisation sont gratuits !

Devez-vous chercher à augmenter ce ratio pour votre restaurant ?

Dans une certaine mesure, bien sûr, plus le ratio est élevé plus votre rentabilité est élevée. Mais attention, un ratio trop élevé peut également avoir des effets négatifs :

  • des temps d’attente trop long pour vos clients, et donc des risques de perte de chiffre d’affaires;
  • des cadences trop soutenues pour vos équipes et donc des risques de non-qualité et de turn-over;

C’est l’expérience qui va vous apprendre quelles sont les bornes à ne pas dépasser. Si vous venez de faire une journée avec un ratio à 100 €/h au lieu de votre objectif de 70€/h mais que vous constatez des problèmes d’organisation (une salle non nettoyée, des erreurs de commandes, des temps d’attente élevés), cela veut peut-être dire que vous êtes sous staffé.

Ratio Restauration : Pourquoi le ratio de productivité est un outil de management

Un avantage important du ratio de productivité est qu’il n’est pas lié aux rémunérations des salariés. Il peut donc être communiqué en interne. Vos managers peuvent l’utiliser avec leurs équipes. Si vous avez plusieurs établissements, vous pouvez comparer leur productivité et inciter les managers à comparer leurs résultats.

Un exemple de ratio de productivité en restauration

Snapshift est une solution en ligne et sur mobile de planification et gestion RH dédiée à l’hôtellerie et à la restauration. Plannings en ligne, suivi des absences, gestion des contrats de travail, calcul des seuils de rentabilité… tout est plus simple avec Snapshift.