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    Digitalisez vos processus administratifs pour faciliter votre gestion RH

    Les commerces ont déjà amorcé depuis plusieurs années leur transformation numérique dans bien des domaines

    Les commerces ont déjà amorcé depuis plusieurs années leur transformation numérique dans bien des domaines : relations avec les fournisseurs, commandes des produits, réservations en ligne… Cependant, les RH sont encore peu digitalisées alors que les enjeux sont importants et les risques non négligeables. Aujourd’hui, des solutions existent pour permettre à ces entreprises de faire face à leurs défis RH. Gestion des plannings, automatisation de la paie… la digitalisation simplifie vos processus administratifs et la vie de votre entreprise !

    Fluidifier la gestion des plannings pour simplifier sa gestion RH 

    La gestion de la masse salariale est très chronophage dans ce type d’établissement où la flexibilité des horaires est la règle. L’organisation des plannings se révèle particulièrement dévoreuse de temps dans un environnement où les horaires varient beaucoup et ceci dans des délais très courts. Les modifications sont assez importantes et impactent la vie des équipes. Bien s’organiser et bien communiquer les plannings en amont est clé pour assurer le bon fonctionnement de l’entreprise.

    Quelles sont les conséquences d’une mauvaise gestion des plannings ?

    Aujourd’hui, les employés sur ce secteur peuvent facilement retrouver un nouvel employeur car la demande de main d’œuvre est forte. Une mauvaise gestion des plannings peut être une source de mécontentement et un motif de départ. En effet, ne pas recevoir les plannings à temps ou encore une mauvaise communication en amont des modifications de plannings peuvent entraîner des démissions. A l’heure où les recrutements sont difficiles, fidéliser les collaborateurs est un enjeu de taille !

    Enfin, une mauvaise organisation des plannings peut avoir un impact financier sur l’entreprise, la présence des salariés en points de ventes ayant un coût.

    Comment le digital permet de mieux organiser les plannings ?

    En digitalisant la gestion des plannings, les collaborateurs ont accès directement sur leur smartphone, via une application, au planning. Ils peuvent également envoyer un message à leur manager ou à un co-équipier alors qu’habituellement dans ces métiers, les personnes n’ont pas de mails professionnels. Le planning devient une sorte de bureau virtuel. Quant aux managers et aux directeurs d’établissements, ils peuvent démarrer un planning sur leurs points de ventes et le terminer chez eux. L’application est accessible partout avec le wifi. Ils ont la possibilité de faire pour la première fois du télétravail ce qui est inédit dans ce type de métier.

    Résultat ?

    Avec Snapshift, le planning est devenu le bureau virtuel de tous les salariés grâce à un logiciel totalement innovant et inédit.

    Automatiser la paie

    Bien souvent, au sein des TPE, la gestion des ressources humaines passe encore par un  fichier excel transmis à chaque fin de moi au cabinet comptable (paie, comptabilité et facturation) où les chefs d’entreprise calculent eux-mêmes les heures supplémentaires ,les congés et les primes. Une fois le fichier transmis au cabinet comptable, les dirigeants n’ont plus la possibilité de revoir les données et doivent attendre jusqu’à 5 jours pour recevoir les bulletins de paie.

    Quelles sont les difficultés rencontrées par les pharmacies lorsqu’elles utilisent un outil comme Excel pour gérer les bulletins de paye ?

    • Les risques d’erreurs sur les bulletins entraînent des délais supplémentaires de traitement ;
    • Les risques de retard qui repoussent le versement des salaires ;
    • Les failles de compliance avec le RGPD ;
    • Le manque de support : souvent les clients se retrouvent seulplannis face à la clôture des paies car le cabinet ne peut pas traiter tous les appels des clients en fin de mois ;
    • La mise à jour des conventions collectives qui modifie les bulletins ;

    Quels sont les avantages d’une solution de paie paie digitale : 

    • Intégration des modifications et des corrections en temps réel. Payfit facilite le travail des comptables avec un accès personnalisé afin de trouver les informations comptables dont ils ont besoin ;
    • La dématérialisation des bulletins de paie via un espace privé et confidentiel pour chaque collaborateur en conformité avec le RGPD ;
    • Un accompagnement dans l’application des conventions collectives, du droit du travail avec une base de données de plus de 4000 clients ;
    • Un stockage des documents pour un meilleur archivage.

    Limiter les risques d’erreurs 

    Les conventions collectives peuvent être amenées à évoluer fréquemment et se tenir informé des mises à jour demande du temps. Il est difficile d’effectuer une veille légale rigoureuse lorsque vous avez un établissement à gérer au quotidien. Par ailleurs, la connaissance des conventions collectives n’est pas toujours développée parmi les managers de terrain. 

    Quels sont les risques à ne pas respecter les conventions collectives ? 

    Le risque est de ne pas appliquer la dernière réglementation et d’être sanctionné par l’URSAFF d’une amende.

    Comment le digital permet de limiter les erreurs ?

    Les données principales des conventions collectives sont intégrées et mises à jour directement sur Snapshift comme les tarifications pour le travail du dimanche et des jours fériés ou encore les heures de travail maximales. Lorsque le chef d’entreprise souhaite émettre son rapport de paie ou créer son planning, celui-ci reçoit des alertes si la convention collective n’est pas respectée. Dans les rapports de paie, les taux de majoration sont appliqués automatiquement. C’est un gain de temps considérable pour le chef d’entreprise et le comptable.

    Snapshift va également accompagner et éduquer les managers dans leur connaissance des conventions collectives. Pour les chefs d’entreprise, bénéficier d’une veille légale régulière est un gage de sécurité. Les alertes rassurent le management et sont un véritable rempart contre les erreurs et les risques d’amendes.

    Améliorer vos recrutements

    Quels sont les enjeux liés au recrutement ?

    Avant d’envisager un recrutement, il convient de bien en connaître le coût. A moins de déranger le cabinet comptable de manière intempestive, il est compliqué de le déterminer seul avec précision quand ce n’est pas son métier.

    Le recrutement d’un nouveau collaborateur est également consommateur de temps : envoie des informations au comptable, mise à jour du registre du personnel, déclaration à l’URSAFF, élaboration du contrat de travail… Les obligations légales sont nombreuses.

    Comment le digital améliore vos recrutements ?

    Avec le simulateur intégré à Payfit, il est possible de faire des simulations de salaire, afin de connaître le salaire, net, brut et super-brut.

    Du côté administratif, Snapshift permet d’intégrer en une seule fois les données des nouveaux collaborateurs pour ensuite les répercuter sur l’ensemble des documents à compléter. Vos RH n’ont plus à saisir les données sur l’ensemble des documents légaux, ils sont complétés et générés en un seul clic ! C’est un gain de temps considérable pour les dirigeants de TPE ou les équipes RH des plus grandes structures.

    Renforcer votre marque employeur

    Le recrutement n’est pas toujours facile sur les métiers de la vente car ils sont peu attractifs à cause des difficultés liées aux horaires, à l’organisation et à la pénibilité des métiers à l’heure où l’équilibre de vie devient une priorité pour de nombreux collaborateurs. 

    Par ailleurs, les nouveaux salariés ne sont pas toujours accueillis sur leur lieu de travail de manière personnalisée ce qui ne facilite pas leur intégration à court terme et leur fidélisation à moyen terme.

    De manière général, ces établissements ont besoin de revaloriser leurs métiers et de les rendre plus attractif pour attirer de nouvelles recrues. 

    Comment le digital renforce votre marque employeur ?

    Grâce à des outils comme Snapshift et Payfit, vous pouvez accueillir vos collaborateurs dans de meilleures conditions. Vous aurez les moyens de leur souhaiter la bienvenue : 

    • Création d’un compte sur une application
    • Envoi d’un mail d’invitation
    • Possibilité de poser ses congés en ligne
    • Consulter son planning depuis son smartphone
    • Discuter avec son manager via une messagerie

    Payfit, propose un espace personnel dédié où le collaborateur peut indiquer, par exemple, sa taille de vêtement mais aussi télécharger sa carte vitale et recevoir une invitation pour rencontrer la médecine du travail.

    La digitalisation permet une relation management / salariés plus sereine

    Ces outils favorisent l’engagement des collaborateurs, posent les bases d’une relation plus transparente et respectueuse. Les salariés voient le temps de travail effectif et savent ce qu’ils vont gagner à la fin du mois.

    Les salariés des établissements commerciaux sont souvent jeunes. Ils ont l’habitude d’être connectés sur leur smartphone. Digitaliser les RH apporte plus de transparence et de modernité à l’entreprise. Les outils digitaux contribuent donc à apaiser la relation employeur / salarié.

    La digitalisation des RH est accessible et bénéfique à toutes les tailles d’établissement

    Pour une TPE sans service RH, ces applications permettent d’avoir un assistant RH dans sa poche avec des process automatisés, des informations fiables. C’est un gain de temps considérable pour les chefs d’entreprise de petites structures qui sont sur tous les fronts.

    Pour un grand groupe, l’utilisation de ces outils leur permet d’être plus proche des opérationnels. En effet, les informations sont partagées en temps réel entre les opérationnels et le service RH grâce à un système commun. 

    En conclusion, la centralisation des données, l’élaboration et la modification des plannings online, la simplification des tâches administratives, la fluidité de la communication avec les collaborateurs facilitent la vie des collaborateurs, des RH et des chefs d’entreprise !

    Vous souhaitez aller plus loin ? Nous animons un atelier avec Payfit le jeudi 24 septembre à 10h au salon Solutions RH : "Du planning à la paie, digitalisez vos processus administratifs pour faciliter la gestion de vos RH" ! Obtenir votre place gratuitement

    Hôtel, Café, Restaurant-Administratif

    Posté le 01 oct. 2020 - 8 min de lecture

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