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Les méthodes et calculs pour suivre les ratios de votre restaurants !
Ratios restauration : lesquels faut-ils suivre ?

7 min de lecture

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Analyser ses ratios pour anticiper la reprise

Nous vivons une période difficile, stressante. Certains restaurateurs ont dû fermer leur établissement, d’autres se sont mis à la vente à emporter.

Nathalie BALLAND Nathalie BALLAND
Posté le 16 avril 2020 - 7 min de lecture

Nous vivons une période difficile, stressante. Certains restaurateurs ont dû fermer leur établissement, d’autres se sont mis à la vente à emporter. Une chose est sûre, tous sont pétris d’incertitudes, et ont vu leur quotidien bouleversé. Mettre à profit ce moment pour faire le point et se former peut être salutaire. Tout comme analyser ses ratios passés pour identifier les axes d’amélioration possibles lorsque les établissements seront autorisés à rouvrir.

Adrien Gahinet, co-fondateur de Sophadrien, agence de conseil qui accompagne les restaurateurs, est revenu sur les chiffres à analyser, et l’éventuel plan d’action à mener, au cours d’un webinar animé par Nelly Shaker, Key account manager chez Snapshift et organisé en partenariat avec le logiciel de caisse l’Addition.

LES CHIFFRES CLES A ANALYSER SIMPLEMENT

Il faut d’abord choisir sa période d’analyse, et s’y tenir.

Si on analyse les achats, on peut se baser sur une semaine, ce qui correspond à un cycle de commandes.

Si on analyse la masse salariale, il est préférable de se baser sur un mois, soit une période de paie.

Parmi les chiffres clés à analyser figure :

  1. Le chiffre d’affaires, à analyser HT dans le temps, par rapport au nombre de couverts et au panier moyen.
  2. La masse salariale, qui s’exprime en % du CA HT, et correspond à la part du CA affectée au paiement des salaires chargés patronales (mutuelle, transport, CP compris). Pour un gérant, c’est une donnée pertinente, car il maîtrise les salaires par poste.
  3. La productivité, soit le CA divisé par le nombre d’heures de travail planifiées. Un ratio de productivité de 40 € signifie que vous planifiez un peu large, un de 70 € que vous planifiez un peu serré. Ce chiffre est pertinent si vous souhaitez réaliser un planning par rapport au CA.
  4. La masse d’achats, qui, quand on la divise par le CA HT, permet de calculer le food cost, soit le pourcentage de CA affecté à vos achats. On peut la comparer au théorique, soit le coût des ingrédients prévus pour réaliser les recettes mentionnées dans le prévisionnel, qu’elle ne doit pas trop dépasser (pas plus de 3 ou 4 points supplémentaires).

Pour la suivre, vous pouvez remplir une feuille de calculs chaque jour mentionnant le CA et les coûts des produits livrés.

Quelles sont les moyennes de la profession, si on considère les ratios évoqués ?

Si on cumule la masse salariale et la masse d’achats, il ne faut pas dépasser 60 % du CA pour ces deux pôles de dépense.

METTRE EN PLACE UN PLAN D’ACTION POUR LA REOUVERTURE

Comment préparer une saison qui démarrera sur les chapeaux de roue ?

-   Etablir un rétro-planning d’ouverture : prévoir ce qu’il va falloir faire dans les semaines ou les jours précédant la réouverture - commandes à effectuer, personnel à remettre au travail, éventuelle réorganisation à préparer afin d’être prêt le jour J, avec un cahier des charges clé en main.

-   Définir un plan de formation en 2 ou 3 jours pour pouvoir intégrer de nouveaux collaborateurs rapidement – connaître la carte, les rangs, les numéros de table – et profiter d’un recrutement plus performant.

-   Définir un plan de recrutement, avec les formats d’annonce à passer, les vecteurs à utiliser.

-   Côté finances, mettre en place un tableau d’objectifs, avec le chiffre d’affaires attendu sur une semaine ou un mois, ainsi que les dépenses en matière d’achats et de masse salariale, estimées en pourcentage de ce CA. Un objectif de productivité est également souhaitable.

Snapshift permet d’obtenir ces données semaine par semaine, et de les analyser, en établissant un planning théorique qui vous semble cohérent.

L’objectif est de budgétiser au maximum, pour atteindre un budget idéal.

-   Elargir la vision. Budgétiser la trésorerie, en partant du bilan actuel et en considérant les charges variables (masse salariale, dépenses alimentaires…) d’ici la fin de l’année pour voir si la « stratégie » définie est tenable.

-   Définir / remettre à jour des protocoles de sécurité et d’hygiène, par souci de sérénité vis-à-vis du personnel et des clients. Etablir un document unique d’évaluation des risques plus personnalisé et pédagogique, par exemple, quitte à rajouter des protocoles additionnels qui vont rassurer tout le monde.

Comment faire revenir les clients ?

 -   Déjà, ne pas prendre de risques financiers en effectuant des commandes trop importantes.    

-   Relancer le restaurant sur certains services, le midi ou le soir, en fonction des attentes de votre clientèle

-   Proposer au départ une carte un peu plus réduite, avec des plats phares

-   Ne pas changer toute l’équipe d’un coup, prendre le temps de recruter chaque personne

Plus les objectifs auront été travaillés en amont, plus les actions correctives pourront être rapides si la relance n’est pas au niveau estimé.

QUESTIONS-REPONSES

Comment calculer un panier moyen ?

 Il faut diviser le chiffre d’affaires HT par le nombre de couverts, sur une période donnée. Si, à un moment, le panier moyen était à 10 € et qu’il a baissé, quelle est l’explication ? Certains plats sont peut-être moins bien mis en avant. L’idée, c’est de faire de ce chiffre un indice afin de mener des actions correctives si nécessaire.

A la réouverture, pourra-t-on laisser une partie du personnel en chômage partiel ?

Oui, dans un premier temps, ce sera possible.

REVOIR SA GESTION ET L’OPERATIONNEL QUI EN DECOULE 

L’idée, après cette pause, est de ne pas refaire les mêmes erreurs, mais d’envisager une gestion plus sur le long terme, surtout si l’on souhaite développer davantage son activité.

Aussi, faut-il

-   Regarder les plannings de manière critique. Attention aux plannings établis en fonction des desideratas de chacun ! Il peut être plus judicieux d’embaucher d’autres collaborateurs plutôt que de payer de nombreuses heures supplémentaires aux salariés déjà en poste. Il faut également regarder de près les contrats, afin que toutes les heures planifiées soient bien légales.

-   Analyser les tâches à effectuer lors des heures de travail improductives, notamment lors de l’ouverture et de la fermeture du restaurant. Une personne qui prend son service plus tôt vaut peut-être mieux que deux personnes qui arrivent plus tard ?

-   Etudier la cohérence du planning jour par jour en étudiant les chiffres. Il n’est peut-être pas utile de planifier autant de personnel un lundi qu’un vendredi, par exemple. Il faut regarder pour chaque jour le CA réalisé et les heures planifiées, et modifier le planning en fonction. Logiquement, un planning grandit en heures au fil des jours pour arriver au pic d’activité.

-   Imaginer plusieurs scénarios de planning, en partant d’un CA estimé et en baissant ce CA de 20 % puis de 40 %, pour voir comment évoluerait la planification des collaborateurs et le coût de la masse salariale.

-   Etudier ses achats en suivant au quotidien chaque commande passée (5 ou 6 généralement) par rapport au CA engrangé dans la journée. Le mix des ventes étant assez régulier, les achats sont toujours à peu près similaires par fournisseur. L’objectif est de déterminer le % de CA dépensé par pôle de dépenses (viande, légumes…) par rapport à la carte et aux habitudes de consommation. Le but étant de définir des enveloppes budgétaires accordées à chacun des fournisseurs. Cela permet de voir si les fournisseurs pratiquent les bons tarifs, et tiennent compte du cours de certains produits. Ce management des dépenses est également très utile pour indiquer à un collaborateur quel est le budget dont il dispose pour faire tels achats, et associer ainsi votre personnel à vos problématiques de gestion.

L’objectif est de :

-   voir si le CA, les achats, la masse salariale (ou la productivité horaire) correspondent aux objectifs fixés, et ce, afin de ne plus naviguer à vue et d’avoir un résultat opérationnel correct.

-   Intégrer les équipes aux problématiques de gestion, et d’imaginer un système de primes sur objectifs fixés. Plus vous partagez des informations pertinentes, plus elles vont vous accompagner dans vos problématiques de gestion.

QUESTIONS-REPONSES

Quel impact les jours et les horaires d’ouverture peuvent avoir sur ma gestion, comment annoncer/justifier un changement ?

Il ne faut pas donner à la clientèle l’impression de faire une ouverture à moitié. Il faut lui expliquer que cette période de pause a été mise à profit pour réfléchir à une nouvelle offre, plus pertinente.

Dans quelle limite peut-on être transparent avec ses collaborateurs ?

L’idée, c’est de donner une tendance, plutôt que des chiffres, et de leur indiquer qu’il y a un élément d’analyse au départ et d’éventuelles actions correctives menées en fonction.

Plus vous donnez d’éléments à un collaborateur, plus vous l’engagez avec vous.

Faut-il mettre en place des inventaires ?

Oui. En faisant un inventaire en début et en fin de mois, je peux avoir une idée du stock final et connaître précisément les dépenses engagées pour l’achat d’ingrédients.

Pensez-vous que nous allons pouvoir rouvrir à l’identique ?

Sans doute non, il y aura des modalités d’intégration du public et des salariés à mettre en œuvre, tant du point de vue de l’hygiène que de la sécurité.

Peut-on avoir un ratio de masse salariale cuisine/CA et service/CA ?

Tout dépend du format du restaurant. Un traiteur avec un comptoir aura plus de personnel en cuisine, et, à l’inverse, un restaurant peut avoir une grande salle avec une petite cuisine. Définissez votre objectif en fonction de votre établissement. Pour un établissement de format classique, la masse salariale en cuisine doit être sensiblement la même que la masse salariale en salle.

Quels sont les ratios de calcul pour la vente en livraison ?

Il faut prendre en compte la commission des plates-formes de livraison afin d’évaluer son impact sur le résultat opérationnel. Compte tenu de la masse salariale, des coûts d’achat de matières premières et de la commission, il n’est pas forcément rentable sur le long terme de faire de la livraison. Il est indispensable de prendre le CA HT, commission incluse, pour faire le calcul des ratios.

Comment savoir s’il y a du vol de denrées dans mon établissement ?

En réalisant un inventaire précis sur certains types de produit. Si les achats ne correspondent pas au théorique des recettes, il y a un problème. Il faut aussi mener une politique claire en matière de repas, et noter ce qui a été pris.

Généralement, en montrant que des contrôles sont effectués, les problématiques de vol vont voir tendance à diminuer.

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